Guide des associations étudiantes : les postes et les responsabilités

Ce que l’on fait, avec qui, et ce que chaque rôle demande.

Vous hésitez à rejoindre une association ou vous venez d’être élu·e ? Ce guide vous aide à comprendre les différents postes, à choisir votre rôle et à préparer votre prise de fonction.

L’organisation peut varier d’une association à l’autre. Pour connaître la réalité d’un poste, échangez aussi avec l’équipe actuelle et consultez le dossier de passation.

Sommaire

1. Comprendre le fonctionnement d’une association
Le bureau, les pôles et les responsabilités complémentaires.

2. Les postes du bureau
Président·e · Vice-président·e · Secrétaire · Trésorier·ère.

3. Les responsables de pôle
Communication · Événementiel · Logistique · Partenariats.

4. Les responsabilités complémentaires
Responsable d’activité · Responsable RSE · Chef·fe de projet · Référent·e VSS.

5. Cumuler plusieurs rôles
Les possibilités et les points de vigilance.

6. Préparer sa prise de poste
Les questions à se poser, les premières démarches et l’évaluation.

7. Le cadre de l’école
Les outils, validations et interlocuteurs à connaître.

1. Comprendre le fonctionnement d’une association

Une association étudiante repose sur trois niveaux de responsabilités : le bureau, qui la dirige ; les pôles, qui organisent le travail par domaine ; et les responsabilités complémentaires, qui peuvent s’ajouter à un poste.

Le bureau : diriger et coordonner l’association

Dans toutes les associations de l’école, le bureau comprend les quatre fonctions suivantes, sous ces mêmes intitulés.

Une association peut avoir deux vice-présidents ou deux trésoriers, avec une répartition claire du travail.

Les pôles : organiser le travail par domaine

Les pôles dépendent des besoins de chaque association : certains peuvent être regroupés, porter un autre nom ou être complétés par d’autres équipes.

Les responsabilités complémentaires

Ces responsabilités peuvent s’ajouter à un poste, dans les conditions présentées à la section « Cumuler plusieurs rôles ».

2. Les postes du bureau

Président·e

Votre rôle : donner une direction à l’association et fédérer l’équipe.

Vous représentez l’association auprès de l’école, des partenaires et des étudiants. Vous veillez à la cohérence des projets, au respect du cadre applicable et à la continuité avec le mandat précédent.

Vos principales missions

• Définir la stratégie : fixer les objectifs de l’année, les projets prioritaires et les partenariats à développer.
• Représenter l’association et consulter le bureau avant les décisions importantes.
• Dialoguer régulièrement avec l’école sur les autorisations, les locaux, les budgets et les événements.
• Suivre les finances avec le ou la trésorier·ère, afin que chaque projet dispose d’un budget encadré.
• Respecter les échéances : événements, dossiers, rapports et communication.
• Fédérer l’équipe : permettre à chacun de s’exprimer, de contribuer et de comprendre son rôle.
• Préparer les présentations de début et de fin de mandat, en associant l’équipe autant que possible.

Avec qui travaillez-vous ?

L’ensemble du bureau, les responsables de pôle et l’équipe de l’école qui accompagne les associations. Une coordination régulière avec le ou la vice-président·e et le ou la secrétaire est essentielle.

Les qualités utiles

Sens des responsabilités, écoute, rigueur, polyvalence et capacité à mobiliser une équipe.

Vice-président·e

Votre rôle : seconder la présidence et faire avancer les équipes ensemble.

Vous assurez le lien entre le bureau et les pôles. Vous suivez les projets, anticipez les difficultés et veillez à la cohésion de l’équipe.

Vos principales missions

• Coordonner les pôles et suivre l’avancement de leurs projets.
• Fixer des échéances et anticiper les tâches à venir.
• Aider les équipes en difficulté et faciliter la résolution des problèmes.
• Veiller au bien-être des membres et à la cohésion de l’association.
• Représenter l’association lors de certaines réunions.
• Remplacer le ou la président·e en cas d’absence.
• Proposer des idées et apporter une aide concrète aux projets.

Vous devez également connaître l’état de la trésorerie pour orienter les équipes vers des projets compatibles avec les moyens disponibles.

S’il y a deux vice-présidents

Répartissez clairement les pôles et les sujets suivis par chacun, tout en maintenant des échanges réguliers.

Les conseils des anciens

• Anticipez et organisez votre suivi.
• Restez à l’écoute des membres.
• Échangez régulièrement avec la présidence.
• Proposez vos idées et prenez des initiatives.

Secrétaire

Votre rôle : assurer le suivi administratif et la circulation de l’information.

Vous faites le lien entre l’association et l’administration de l’école. Vous veillez au dépôt des dossiers, au respect des échéances et à la conservation des documents.

Vos principales missions

• Transmettre les dossiers de projets et d’événements pour validation et relayer les informations de l’école.
• Assurer le suivi de la déclaration des nouveaux dirigeants lors du changement de bureau.
• Organiser les réunions : salle, invitations, ordre du jour et compte rendu.
• Tenir le calendrier partagé : événements, réunions, rendez-vous et échéances.
• Coordonner les recrutements, selon le cadre fixé par l’école.
• Organiser la relecture des contrats et conventions avant signature.
• Archiver les documents importants dans un espace partagé structuré.

Pour la relecture juridique des contrats, un avocat est à la disposition des associations. Chaque envoi doit inclure l’adresse « learning by doing » en copie.

Les documents à coordonner

Les formats et échéances sont précisés sur les pages Aloha dédiées. Ces documents se construisent avec l’équipe : leur rédaction et leur présentation ne reposent pas uniquement sur le ou la secrétaire ou sur la présidence.

La déclaration des nouveaux dirigeants

Dès la passation :

1. Préparez le procès-verbal de l’assemblée d’élection et les informations nécessaires sur les nouveaux dirigeants.
2. Effectuez la démarche en ligne sur service-public.fr, dans la rubrique consacrée à la modification d’une association et de ses dirigeants.
3. Suivez la réception du récépissé.
4. Archivez les documents dans le dossier de l’association.

Anticipez la collecte des informations et des signatures. Si vous ne recevez pas de retour, rapprochez-vous de la préfecture pour suivre votre demande.

Organiser les recrutements

1. Rassemblez les disponibilités de l’équipe.
2. Préparez les créneaux d’entretien et les jurys, avec des remplaçants.
3. Transmettez un récapitulatif avant chaque journée d’entretien.
4. Utilisez les mêmes critères et le même barème pour tous les candidats.

Les conseils des anciens

• Relisez chaque document avant envoi.
• Échangez régulièrement avec la présidence et la vice-présidence.
• Fixez vos échéances internes au moins une semaine avant les dates officielles.
• Anticipez les délais de relecture des contrats.
• Utilisez les anciens dossiers pour comprendre et progresser, puis construisez votre propre plan d’intentions.

Qualités utiles : rigueur, réactivité, sens du détail, qualité d’écriture et diplomatie.

Trésorier·ère

Votre rôle : assurer une gestion financière claire et suivie.

Vous gérez les budgets, les paiements, les remboursements et la comptabilité. Chaque événement doit viser au minimum l’équilibre financier, sauf décision particulière prise en équipe.

Vos principales missions

• Suivre le budget en comparant les prévisions aux dépenses et recettes réelles.
• Préparer un budget pour chaque événement, puis expliquer les éventuels écarts.
• Suivre les factures émises et reçues, leur numérotation et leur règlement.
• Enregistrer chaque opération comptable et la rapprocher des relevés bancaires.
• Conserver les justificatifs : factures, reçus, relevés, budgets et bilans.
• Conseiller le bureau sur les dépenses et les moyens disponibles.

Prévoyez une mise à jour de la comptabilité toutes les deux semaines en période calme, et chaque semaine en période chargée.

Le cadre de l’école

• Logiciel de comptabilité : Assaliz, à partir de janvier 2027.
• Interlocuteur : le pôle associatif de l’école.
• Signataires bancaires : préparez les changements pendant la passation et organisez les rendez-vous nécessaires avec la banque.

S’il y a deux trésoriers

Répartissez les tâches : par exemple, l’un assure l’archivage des pièces et l’autre la saisie comptable. Maintenez une vision commune des comptes.

L’audit financier de fin de mandat

L’audit présente et justifie la situation financière de l’association ainsi que les décisions prises.

Format : un rapport de 10 pages maximum, accompagné des pièces comptables demandées.
Poids : 20 % de l’évaluation de fin de mandat.

Consultez les consignes d’évaluation sur Aloha pour connaître les attendus et les échéances.

Les réflexes à adopter

• Lancez les démarches de changement des signataires dès l’élection.
• Demandez la liste des dépenses du mandat précédent restant à régler.
• Organisez une transmission sécurisée des accès ; ne les inscrivez pas dans un document partagé.
• Partez en stage ou en vacances avec une comptabilité à jour.

Qualités utiles : rigueur, organisation et aisance avec les chiffres. Vous n’avez pas besoin d’être comptable, mais vous devez tenir un suivi régulier et demander de l’aide lorsque nécessaire.

3. Les responsables de pôle

Responsable communication

Votre rôle : faire connaître l’association et valoriser ses actions.

Vous coordonnez la production des contenus, la promotion des événements et la visibilité des partenaires.

Vos principales missions

• Répartir le travail selon les compétences des membres du pôle.
• Animer les réseaux sociaux avec un calendrier et un rythme adaptés.
• Promouvoir les événements : affiches, publications et vidéos d’annonce.
• Valoriser les partenaires, en lien avec les engagements pris.
• Organiser la couverture photo et vidéo des événements et la création de souvenirs.
• Vérifier les informations auprès des autres pôles avant publication.
• Maintenir une identité cohérente : logo, couleurs et ton.
• Analyser les retours pour améliorer les prochaines communications.

Les visuels sont à coordonner avec le bureau avant leur transmission pour validation.

Validation par l’école

Les supports doivent être soumis à l’école au minimum 48 heures à l’avance, en jours ouvrés.

À partir de janvier 2027, les demandes passent par Assaliz. Respectez également la charte graphique communiquée par l’école.

Quand communiquer ?

Prévoyez le délai de validation dans votre calendrier.

Les conseils des anciens

Utilisez un calendrier partagé, échangez régulièrement avec les autres pôles et gardez des supports clairs, cohérents et professionnels.

Responsable événementiel

Votre rôle : concevoir les événements et coordonner leur préparation.

Vous travaillez avec les autres pôles pour transformer une idée en événement réalisable. Vous pouvez aussi assurer le rôle de chef·fe de projet.

Vos principales missions

• Construire un plan d’action et fixer les échéances de chaque pôle.
• Répartir les tâches et suivre leur avancement.
• Organiser la transmission des informations sur les participants et leurs besoins.
• Coordonner le déroulement avec la logistique.
• Attribuer les rôles avant le jour J : accueil, photographie, arbitrage, etc.
• Proposer de nouveaux formats et des collaborations avec d’autres associations.
• Gérer les imprévus en gardant une vision d’ensemble.

Faire valider l’événement

Une fiche projet est nécessaire pour chaque événement. À partir de janvier 2027, elle est à compléter sur Assaliz.

Les règles dépendent notamment du lieu : dans l’école ou à l’extérieur. Consultez les consignes correspondant à votre projet.

Pour chaque événement organisé le soir, un·e référent·e VSS est obligatoire.

Les conseils des anciens

• Commencez tôt.
• Construisez un rétroplanning à partir de la date de l’événement.
• Répartissez clairement le travail et faites confiance à l’équipe.
• Adaptez la charge aux périodes d’examens et d’alternance, notamment en deuxième partie de mandat.

Responsable logistique

Votre rôle : préparer les conditions pratiques du bon déroulement des activités.

Vous coordonnez les horaires, le matériel, les transports, l’installation et le rangement.

Avant l’événement

• Préparez un déroulé précis : horaires, lieux et responsabilités.
• Recueillez les besoins des autres pôles.
• Organisez l’inventaire, la préparation, le transport et l’installation du matériel.
• Vérifiez que les transports et les documents de suivi sont prêts.

Pendant l’événement

• Suivez le planning et ajustez-le en cas d’imprévu.
• Restez en contact avec les autres pôles.
• Veillez au respect des horaires et à la bonne répartition des tâches.

Après l’événement

• Supervisez le rangement et le retour du matériel.
• Participez au bilan pour identifier les réussites et les améliorations.

Les outils utiles

Un tableau de suivi du matériel, un planning partagé des permanences et des responsabilités, et un canal de discussion pour le pôle.

Les conseils des anciens

Allez chercher les informations auprès du bureau, des prestataires et de l’école. Centralisez les documents et restez réactif·ve, positif·ve et flexible face aux imprévus.

Responsable partenariats

Votre rôle : trouver des soutiens et construire des relations durables.

Les partenariats peuvent prendre différentes formes : financement, lots, matériel ou prestations.

Vos principales missions

• Identifier et contacter les entreprises adaptées aux projets.
• Entretenir les relations : nouvelles, remerciements et relances.
• Valoriser les partenaires avec le pôle communication.
• Transmettre les contrats et conventions au ou à la secrétaire pour relecture avant signature.

Avant toute prise de contact

Rapprochez-vous du pôle associatif de l’école avant de démarcher une entreprise.

Il vérifie avec le pôle relations entreprises que la démarche est possible et compatible avec les partenariats existants.

Les outils utiles

• Un dossier de présentation de l’association.
• Un tableau des entreprises contactées, des réponses et des relances.
• Un dossier partagé avec le ou la secrétaire pour les conventions signées.

Que mettre dans un mail de démarchage ?

1. Votre présentation : poste, association et école.
2. Le projet : dates, participants et audience.
3. Votre demande : financement, lots ou prestation.
4. La contrepartie proposée : visibilité et actions envisagées.
5. Le dossier de présentation en pièce jointe.
6. Une proposition d’échange pour poursuivre la discussion.

Utilisez votre adresse de l’école ou celle de l’association.

Les conseils des anciens

Commencez tôt, diversifiez vos recherches, relancez les entreprises et valorisez vos partenaires tout au long de l’année.

4. Les responsabilités complémentaires

Responsable d’activité

Votre rôle : faire vivre une activité précise au quotidien.

Il peut s’agir d’un sport, d’un atelier, d’une pratique artistique ou d’une autre activité portée par l’association.

Vos principales missions

• Organiser les séances et mobiliser les participants.
• Assurer le suivi des inscriptions et des démarches nécessaires : licences, autorisations, etc.
• Collecter les documents à temps, notamment avant les compétitions et événements.
• Entretenir, inventorier et ranger le matériel.
• Coordonner les besoins avec l’événementiel et la logistique.

Le conseil des anciens : lancez les démarches administratives dès la prise de poste. Elles peuvent prendre du temps, particulièrement en début d’année.

Responsable RSE

Votre rôle : intégrer les enjeux sociaux et environnementaux dans la vie de l’association.

La RSE concerne le fonctionnement interne, les événements et les partenariats. Cette responsabilité s’ajoute à un autre poste et peut être exercée en binôme.

Exemples d’actions

• Récompenser les projets responsables lors d’un événement.
• Proposer des activités inclusives et accessibles.
• Rédiger une charte commune à tous les membres.
• Mesurer le bien-être de l’équipe avec un questionnaire.
• Organiser l’entretien du local à tour de rôle.
• Prévoir des moments de cohésion.
• Choisir des partenaires et prestataires responsables.
• Améliorer la gestion des déchets lors des événements.

Un rôle transversal : travaillez avec tous les pôles pour intégrer ces enjeux dès la préparation des actions.

Chef·fe de projet

Votre rôle : piloter un projet de sa conception jusqu’à son bilan.

Cette responsabilité peut être portée par le ou la responsable événementiel ou par un autre membre, selon l’organisation de l’association.

Vos principales missions

• Fédérer l’équipe autour d’un objectif commun.
• Proposer des idées et organiser leur mise en œuvre.
• Répartir les tâches et suivre les échéances.
• Coordonner les contributions des différents pôles.
• Gérer les imprévus.

Une formation dédiée est prévue à la rentrée de janvier 2027.

Référent·e VSS en soirée

Votre rôle : être une personne repère pour la prévention des violences sexistes et sexuelles pendant les événements du soir.

Un·e référent·e VSS est obligatoire pour chaque événement organisé le soir.

Cette responsabilité s’ajoute à un autre poste au sein de l’association.

5. Cumuler plusieurs rôles

Un même membre peut occuper un poste et porter une ou plusieurs responsabilités complémentaires.

Exemples de cumuls

Le cadre de l’école

• Il n’y a pas de limite au nombre de rôles, mais le cumul doit rester cohérent.
• Le cumul de deux postes du bureau n’est pas autorisé.
• Les responsabilités ne doivent pas être incompatibles ou se placer en concurrence.
• Tous les rôles exercés doivent être mentionnés dans l’oral de bilan et l’auto-évaluation.

Les points de vigilance

La disponibilité. Une responsabilité complémentaire ne doit pas fragiliser votre poste principal. Anticipez les examens, les stages et l’alternance.

La vérification des décisions. Si vous cumulez des responsabilités financières et le pilotage d’un événement, définissez clairement qui contrôle et valide les dépenses.

La reconnaissance du travail. Gardez une trace de vos différentes contributions pour votre évaluation et votre passation.

6. Préparer sa prise de poste

Avant de postuler : les questions à se poser

• Qu’est-ce qui m’attire : organiser, communiquer, gérer un budget, négocier ou coordonner ?
• Quel temps puis-je consacrer à l’association, y compris pendant les examens ou l’alternance ?
• Quelles responsabilités suis-je prêt·e à assumer ?
• Est-ce que je souhaite rejoindre le bureau ou contribuer d’abord à un pôle ?
• Quel cumul de rôles serait raisonnable ?

Échangez avec les membres actuels : ils pourront vous expliquer le quotidien du poste et ses périodes les plus chargées.

Les premières semaines : les bons réflexes

1. Rencontrez votre prédécesseur·e et lisez le dossier de passation.
2. Repérez les échéances et ajoutez-les au calendrier partagé.
3. Organisez les échanges avec le bureau et votre pôle.
4. Lancez les démarches de début de mandat : déclaration des dirigeants, signataires bancaires, accès aux outils, etc.
5. Posez vos questions aux anciens membres et au pôle associatif.
6. Conservez les traces de vos actions pour votre bilan et la prochaine passation.

Comment êtes-vous évalué·e ?

Une notation interne des membres est obligatoire à mi-mandat et en fin de mandat.

L’évaluation comprend également un oral de bilan et une auto-évaluation, qui prennent en compte l’ensemble des rôles exercés.

Les objectifs et les réalisations de l’équipe sont présentés lors des oraux de début et de fin de mandat. Faites participer l’équipe autant que possible.

Les modalités, formats et échéances sont précisés dans les consignes publiées sur Aloha.

7. Le cadre de l’école en un coup d’œil

Une question sur votre poste ou une démarche ? Contactez le pôle associatif de l’école.